ABC del Registro Único de Proponentes

De acuerdo a la Ley 1150 de 2007, el Registro Único de Proponentes es el registro en el que deben inscribirse todas las personas naturales o jurídicas nacionales o extranjeras domiciliadas o con sucursal en Colombia que, aspiren a celebrar contratos con entidades estatales.

A partir del Decreto 4881 de 2008, varios instrumentos normativos fueron expedidos para reglamentar parcialmente la Ley 1150 en relación con la verificación de las condiciones de los Proponentes y su acreditación para el Registro Único de Proponentes. Finalmente, cuando se expidió el Decreto 1464 de 2010 fue derogada la normatividad previa que regulaba sobre esta materia (Decretos 836, 1520 y 3083 de 2009), convirtiéndose en la única norma vigente para la regulación del Registro Único de Proponentes.

Revise aquí los principales cambios y modificaciones que se introdujeron a partir del Decreto 1464 de 2010.

El proceso de inscripción en este registro puede efectuarse de cualquiera de las siguientes formas:

Presencial: Reclamando el formulario de Registro Único de Proponentes en cualquier de las sedes de la Cámara de Comercio. En este documento encontrará las instrucciones para su diligenciamiento, anexos y listado de clasificación.

Virtual: Ingresando al portal www.camarasai.org obtendrá orientación del sistema sobre cada uno de los pasos que debe seguir para adelantar con éxito su trámite.

• Adquirir y diligenciar el formulario del RUP.
• Adjuntar la documentación que acredita la información suministrada en el formulario.
• Cancelar los derechos conforme a las tarifas que establezca el Gobierno Nacional.
• Dirigirse a la Cámara de Comercio de su domicilio.

Según sea la condición del proponente (persona natural o jurídica), se deberá presentar los documentos que soporten su experiencia probable, capacidad financiera, capacidad de organización, capacidad técnica y clasificación.

La experiencia probable hace referencia al tiempo en que el proponente ha podido ejercer la actividad(es) en la(s) cual(es) se clasifica, para ello será necesario la presentación de los siguientes documentos según la condición que ostenta:

• Persona Natural: Si es profesional, para su clasificación como constructor o consultor deberá presentar copia auténtica del acta de grado ó de la tarjeta profesional para los casos en que exista la norma especial.
  Para la clasificación como proveedor, deberá anexar certificación del contrato más antiguo que haya suscrito, o en su defecto, una declaración firmada bajo gravedad de juramento, donde el interesado aporte la fecha del contrato y asegure la completa ejecución del mismo.
• Persona jurídica matriculada en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro de la Cámara de Comercio: La información correspondiente será tomada directamente de dichos registros y se verificará que su certificado esté actualizado.
• Persona Jurídica NO matriculada en el Registro Mercantil o en el Registro de Entidades sin Ánimo de Lucro de la Cámara de Comercio: Le corresponderá presentar original o copia auténtica del documento equivalente al Certificado de Existencia y Representación Legal, expedido por autoridad competente, con fecha no superior a dos (2) meses de antelación a la solicitud del trámite y en el que se acrediten los siguientes datos:
  • Nombre o razón social completa del Proponente.
  • Modificaciones de la razón social.
  • Tipo y fecha del documento de constitución o de creación.
  • Fecha y clase del documento por el cual se reconoce la personería jurídica.
  • Duración de la Entidad.
  • Nombre e identificación del Representante Legal.
  • Facultades del Representante Legal.

Importante: Los Proponentes que se clasifiquen como Consultores, bien sean personas naturales ó jurídicas, deberán presentar:

• Certificación de la Entidad Contratante, pública o privada, donde se acredite el contrato de mayor valor suscrito, objeto, clasificación o clasificaciones, fecha de celebración y duración.
• Certificación del Contador o Revisor Fiscal (según corresponda), que acredite el número de contratos de consultoría ejecutados.

Para la verificación de esta información, se deberá adjuntar una certificación del Proponente (Persona Natural) ó Representante legal o Revisor Fiscal (Persona Jurídica), que se entenderá presentada bajo gravedad de juramento, donde indiquen el número de socios, así como el personal profesional universitario, personal administrativo, tecnólogo y operativo vinculados mediante relación contractual para desarrollar actividades relacionadas estrictamente con la categoría de Consultor o Constructor en que se clasifica. El procedimiento utilizado para su cálculo y el puntaje obtenido, se efectúan de acuerdo con las tablas del Decreto 1464 de 29 de abril de 2010.

Para los Proponentes Proveedores, siempre que diligencie la información correspondiente a su capacidad técnica y desee que esta se certifique (opcional y no otorga puntaje), deberá presentar la constancia sobre el número de personas vinculadas estrictamente para el soporte de esta actividad.

El interesado deberá presentar Balance General y Estado de Resultados (expresado en pesos) a corte 31 de diciembre del año inmediatamente anterior a la realización del trámite de inscripción o renovación, o el último balance comercial, o el balance de apertura, de acuerdo al caso, debidamente certificados por contador público o revisor fiscal, según corresponda. Si el proponente se encuentra matriculado como comerciante, la información deberá ser coherente con la declarada en el Registro Mercantil.

Adicionalmente, deberá presentar copia de la tarjeta de profesional del Contador o Revisor Fiscal (según corresponda), y certificado expedido por la Junta Central de Contadores donde conste la vigencia de la tarjeta, la cual no puede ser superior a dos (2) meses.

El interesado deberá presentar una certificación otorgada por el Revisor Fiscal o Contador Público – según corresponda -, donde consten los ingresos brutos operacionales de sus dos (2) mejores años en los últimos cinco (5) períodos, relacionados exclusivamente con la actividad en la que se inscribe y el procedimiento utilizado para el cálculo de la capacidad de organización, teniendo en cuenta las diferentes formulas según el tiempo de experiencia probable previamente reportado por el Proponente.

La Clasificación del Proponente indicará la actividad en que se inscribe de manera genérica: como constructores quienes aspiren a celebrar contratos de obra; como consultores quienes aspiren a celebrar contratos de consultaría y como proveedores los demás obligados a presentar el certificado del RUP. Del mismo modo se señalará la o las especialidades que correspondan dentro de cada actividad.

La clasificación será verificada con base en los siguientes documentos:

• Certificación expedida por la respectiva entidad pública o por el particular, persona natural o jurídica, en la que conste el objeto contractual, la actividad y especialidad en el que éste se denomine.
• Certificación laboral expedida por la respectiva entidad pública o por el particular, persona natural o jurídica, en la que conste el cargo, funciones, tiempo de servicio y la actividad y especialidad que le corresponda, de acuerdo con las clasificaciones establecidas.

• La información suministrada en cada uno de los campos del formulario debe respaldarse con la documentación requerida y entregada al momento de la solicitud de inscripción.
• La información financiera se soportara con Estados Financieros (Balance General y Estado de Resultados), con corte a 31 de diciembre del año inmediatamente anterior.
• Utilice correctamente la coma (,) para decimales y el punto (.) para miles.
• Presente los documentos en originales o copias autenticadas.
• Verifique que las certificaciones de soporte cumplan con los requisitos exigidos en el Decreto 1464 de 29 de abril de 2010.
• Aporte certificación sobre clasificaciones de acuerdo con el artículo 39 del Decreto 1464 de 2010.
• Presente copia de la Tarjeta Profesional del Revisor Fiscal o Contador Público que certifica la información, además de la acreditación de la Junta Central de Contadores, cuya vigencia no supere dos (2) meses.
• Como ayuda a los Proponentes, están disponibles los modelos de las diferentes certificaciones soporte, teniendo en cuenta cada uno de los requisitos solicitados. Además podrá requerir asesoría para la correcta ejecución del trámite.
• La Cámara de Comercio cuenta con 15 días hábiles, a partir de la recepción y pago en caja, para llevar a cabo la verificación documental.
• Una vez publicada la inscripción, el acto quedará en firme transcurridos treinta (30) días hábiles a partir de tal fecha.
• La radicación de formularios, documentos y anexos en caja ante la Cámara de Comercio, no implica la aprobación de inscripción en el Registro de Proponente, dicha solicitud está sujeta a la verificación documental por parte de la Entidad.